Làm Cách Nào để Chuẩn Bị cho một Phiên Điều Trần Hành Chính tại Oregon
Khi không đồng ý với quyết định của một cơ quan tiểu bang Oregon, quý vị có quyền phản đối (“khiếu nại”) quyết định của họ bằng cách yêu cầu một phiên điều trần hành chính.
Cơ quan tiểu bang là gì? Cơ quan tiểu bang là các cơ quan chính phủ thực thi các luật của Oregon. Oregon có nhiều cơ quan tiểu bang, bao gồm Sở Quản Lý Xe Cơ Giới (Department of Motor Vehicles, DMV), Sở Dịch Vụ Nhân Sinh (Department of Human Services, DHS), Sở Cá và Động Vật Hoang Dã (Department of Fish and Wildlife), cũng như nhiều cơ quan khác. Các cơ quan tiểu bang đưa ra các quy tắc, cấp giấy phép và có thể đưa ra quyết định ảnh hưởng đến quý vị.
Phiên điều trần hành chính là gì?
Phiên điều trần hành chính là một cuộc họp chính thức với thẩm phán, đại diện cơ quan, quý vị và những người quan trọng khác trong vụ việc của quý vị. Phiên điều trần là cơ hội để quý vị thuyết phục một thẩm phán rằng cơ quan tiểu bang đã làm sai. Vào cuối phiên điều trần, thẩm phán có thể đảo ngược hoặc thay đổi quyết định của cơ quan nếu cho rằng cơ quan đã làm sai.
Ở Oregon, những phiên điều trần này thường diễn ra qua điện thoại hoặc video và ít chính thức hơn so với phiên tòa truyền thống tại phòng xử án.
Điều gì xảy ra tại phiên điều trần hành chính?
Tại phiên điều trần, quý vị có thể:
- Nói chuyện với thẩm phán (“làm chứng”)
- Yêu cầu người khác (“nhân chứng”) cung cấp thông tin cho thẩm phán
- Cho thẩm phán xem tài liệu và các chứng cứ khác
- Đặt câu hỏi cho nhân chứng của phía bên kia
Người đại diện cơ quan (và đôi khi là những người quan trọng khác trong vụ việc của quý vị) cũng có quyền thực hiện tất cả những việc này.
Sau phiên điều trần, thẩm phán sẽ xem xét tất cả những gì họ nghe được và đọc các tài liệu được cung cấp. Thẩm phán có thể đảo ngược hoặc thay đổi một phần quyết định của cơ quan tiểu bang nếu họ nghĩ rằng cơ quan đó đã làm sai.
Quý vị cần thông dịch viên ngôn ngữ hoặc trợ giúp thêm vì khuyết tật? Hãy cho Văn Phòng Điều Trần Hành Chính biết. Họ phải bố trí cho quý vị thông dịch viên miễn phí nếu quý vị cảm thấy không thoải mái khi điều trần bằng tiếng Anh. Họ cũng phải cung cấp hỗ trợ thêm hoặc thay đổi định dạng của phiên điều trần để phù hợp với tình trạng khuyết tật của quý vị.
Tôi có cần luật sư không?
Quý vị không cần luật sư đại diện cho quý vị tại một phiên điều trần hành chính. Nhiều người đã sẵn sàng và tự mình tham dự các phiên điều trần này. Những phiên điều trần này ít chính thức hơn so với các phiên tòa xét xử.
Nếu quý vị muốn được luật sư trợ giúp, hãy gọi cho Dịch Vụ Giới Thiệu Luật Sư của Oregon để được giới thiệu luật sư trong khu vực của quý vị có thể giúp giải quyết vụ việc của quý vị. Hoặc nếu không có nhiều tiền, quý vị có thể gọi cho Đường Dây Nóng về Phúc Lợi Công của Oregon để được trợ giúp nhanh về trường hợp của quý vị.
Nếu quý vị muốn giải quyết phiên điều trần của mình một cách độc lập, hãy tiếp tục đọc các lời khuyên về cách tự sẵn sàng.
Làm cách nào để thắng phiên điều trần?
Quý vị có thể giành chiến thắng bằng cách chứng minh cơ quan tiểu bang đã làm sai. Có thể họ đã không hiểu đúng sự thật hoặc có lẽ họ đã không tuân thủ luật pháp. Nếu quý vị chứng minh được một trong những trường hợp này, thẩm phán có thể đảo ngược hoặc thay đổi quyết định của cơ quan đó.
Làm cách nào để tự chuẩn bị cho phiên điều trần?
Bắt đầu bằng cách yêu cầu cơ quan tiểu bang cung cấp một bản sao hồ sơ của quý vị. Hồ sơ của quý vị có thể bao gồm ghi chú, báo cáo, đánh giá, ảnh và các chi tiết khác về vụ việc của quý vị. Theo luật hồ sơ công khai của Oregon, quý vị thường có quyền nhận bản sao toàn bộ hồ sơ của mình.
Sau khi quý vị nhận được hồ sơ, hãy xem xét cẩn thận. Thông tin trong hồ sơ của quý vị sẽ giúp quý vị hiểu những bằng chứng mà cơ quan tiểu bang có chống lại quý vị. Dưới đây là một số điều cần chú ý:
- Trong hồ sơ của quý vị có thiếu các chi tiết quan trọng không?
- Có bất kỳ thông tin nào không chính xác hoặc không cập nhật không?
- Có bất kỳ thông tin nào trong hồ sơ không đáng tin cậy không?
Lời khuyên: Hãy báo cho thẩm phán tại phiên điều trần của quý vị nếu cơ quan tiểu bang không cung cấp cho quý vị một bản sao hồ sơ của quý vị. Thẩm phán có thể yêu cầu cơ quan tiểu bang cung cấp cho quý vị một bản sao. Họ cũng có thể đổi lịch phiên điều trần của quý vị để quý vị có thời gian xem xét bằng chứng trong hồ sơ của mình.
Các thư và thông báo từ cơ quan tiểu bang thường sẽ liệt kê các luật và quy tắc áp dụng cho vụ việc của quý vị. Quý vị có thể tra cứu các luật này trực tuyến.
Tiếp theo, đã đến lúc thu thập bằng chứng của riêng quý vị (bằng chứng). Bằng chứng của quý vị có thể bao gồm:
- Hình ảnh, video hoặc bản ghi âm
- Email hoặc các thông tin liên lạc bằng văn bản khác
- Hồ sơ y tế
- Chứng từ tài chính
- Báo cáo hoặc đánh giá bằng văn bản
Sử dụng nhân chứng làm bằng chứng
Bằng chứng của quý vị cũng có thể bao gồm thông tin từ các nhân chứng. “Nhân chứng” là người đưa ra lời khai tuyên thệ tại một phiên điều trần hoặc phiên tòa chính thức. Nhân chứng của quý vị có thể bao gồm:
- Các chuyên gia, như nhân viên phụ trách hồ sơ, nhà cung cấp dịch vụ y tế, cảnh sát, nhà khoa học hoặc kỹ sư.
- Thành viên gia đình, bạn bè, hàng xóm, đồng nghiệp hoặc những người quen khác.
- Những người lạ đã chứng kiến một sự kiện quan trọng trong vụ việc của quý vị.
Nếu ai đó đồng ý làm nhân chứng, hãy cung cấp cho họ chi tiết về thời gian và địa điểm diễn ra phiên điều trần.
Phải làm gì nếu một nhân chứng không thể đến phiên điều trần của quý vị
Nếu một nhân chứng không thể đến phiên điều trần của quý vị hoặc không muốn làm chứng, quý vị có thể yêu cầu họ viết một lá thư thay thế. Thư của họ cần chi tiết nhất có thể. Họ cần ghi rõ ngày và giờ cho bất kỳ sự kiện nào họ nhắc đến. Thư cũng cần bao gồm:
- Họ tên theo giấy tờ pháp lý của nhân chứng
- Địa chỉ và số điện thoại của nhân chứng
- Chữ ký của nhân chứng
- Ngày viết thư
Hãy nhớ rằng, khi tìm nhân chứng và thu thập bằng chứng khác, hãy tập trung vào việc lấp đầy khoảng trống hoặc sửa thông tin sai lệch trong hồ sơ của quý vị.
Quý vị phải gửi bản sao bằng chứng của mình cho Văn Phòng Điều Trần Hành Chính, cơ quan tiểu bang và những người quan trọng khác liên quan đến vụ án của quý vị vài tuần trước phiên điều trần. Đọc thông báo điều trần của quý vị để tìm hiểu:
- Thời hạn nộp bằng chứng của quý vị
- Cách nộp bằng chứng của quý vị
- Ai nhận được bản sao bằng chứng của quý vị
Gọi cho Văn Phòng Điều Trần Hành Chính Oregon để được trợ giúp nếu thông báo của quý vị không có thông tin này.
Lời khuyên: Cơ quan tiểu bang và các bên khác trong vụ việc của quý vị cũng phải gửi cho quý vị bằng chứng của họ. Nếu họ không làm vậy và ai đó cố gắng sử dụng bằng chứng mà quý vị chưa từng thấy trước đây, hãy báo với thẩm phán. Thẩm phán có thể dời lịch phiên điều trần và yêu cầu người đó cung cấp bằng chứng của họ cho quý vị.
Đôi khi, một đại diện từ cơ quan tiểu bang sẽ cố gắng gặp quý vị (không có thẩm phán) để cố gắng giải quyết vụ việc của quý vị mà không cần điều trần. Cuộc họp này thường được gọi là “hội nghị không chính thức”.
Trong cuộc họp, người đại diện có thể xem xét hồ sơ của quý vị cùng quý vị và hỏi quý vị về câu chuyện của quý vị. Người đại diện cơ quan có thể thay đổi quyết định của cơ quan nếu họ cho rằng ai đó làm việc trước họ đã phạm sai lầm.
Quý vị không cần phải đồng ý với bất cứ điều gì tại cuộc họp này. Nếu không giải quyết tranh chấp của mình, quý vị vẫn có thể có phiên điều trần và thẩm phán sẽ quyết định mọi thứ cho quý vị.
Hãy suy nghĩ về những gì quý vị muốn nói với thẩm phán. Sắp xếp suy nghĩ của quý vị và ghi chú bằng văn bản.
Thực hành việc làm chứng của quý vị cùng một người bạn sau khi lên kế hoạch những gì muốn nói. Họ có thể giúp quý vị hiểu quý vị đang giải thích mọi thứ rõ ràng hay thiếu điều gì đó quan trọng.
Chuẩn bị câu hỏi cho nhân chứng
Nếu quý vị có nhân chứng làm chứng tại phiên điều trần, hãy viết ra những câu hỏi quý vị muốn hỏi nhân chứng. Câu hỏi của quý vị sẽ giúp thẩm phán hiểu nhân chứng là ai và họ liên quan như thế nào đến vụ việc của quý vị. Các câu hỏi của quý vị cũng cần tập trung vào những điều mà bản thân nhân chứng của quý vị đã thấy hoặc nghe.
Các câu hỏi của quý vị cũng cần có kết thúc mở. Các câu hỏi nhân chứng hiệu quả thường bắt đầu bằng “ai”, “cái gì”, “tại sao”, “ở đâu” hoặc “như thế nào”.
Dưới đây là một số câu hỏi mẫu:
- Quý vị biết tôi bằng cách nào?
- Quý vị làm việc ở đâu?
- Cụ thể thì công việc của quý vị là gì?
- Quý vị liên quan như thế nào đến vụ việc này?
- Quý vị có gặp tôi vào [ngày quan trọng] không?
- Quý vị có thể mô tả những gì đã xảy ra vào ngày đó không?
Hai đến ba tuần trước phiên điều trần của quý vị (hoặc sớm hơn, nếu có thể)
- Nếu quý vị cần thông dịch viên, hãy liên lạc với Văn Phòng Điều Trần Hành Chính và yêu cầu thông dịch viên. Quý vị sẽ được bố trí thông dịch viên miễn phí nếu cảm thấy không thoải mái khi điều trần bằng tiếng Anh.
- Nếu quý vị cần trợ giúp thêm vì khuyết tật, hãy liên hệ với Văn Phòng Điều Trần Hành Chính để giải thích tình huống của quý vị và sự giúp đỡ hoặc hỗ trợ thêm mà quý vị cần. Tìm hiểu thêm về cách yêu cầu trợ giúp tại đây.
Tuần điều trần
- Hoàn thành việc viết ghi chú hoặc dàn ý của quý vị
- Hoàn tất việc viết xuống các câu hỏi cho nhân chứng (nếu có)
- Kiểm tra với các nhân chứng của quý vị (nếu quý vị có) để đảm bảo họ biết ngày và giờ điều trần của quý vị và cách tham dự
Lời khuyên cho các phiên điều trần trực tiếp
- Đảm bảo quý vị biết phải đi đâu, thời gian cần thiết để đến đó và chỗ đỗ xe
- Đảm bảo quý vị có xe để đến phiên điều trần
- Lên kế hoạch đến sớm để quý vị không vội vàng
- Ăn mặc gọn gàng và thoải mái, như thể quý vị đang đi phỏng vấn xin việc
- Mang theo chai nước, đồ ăn nhẹ và thuốc men (nếu cần)
Lời khuyên để điều trần qua điện thoại hoặc video
- Đảm bảo quý vị biết cách và thời điểm để kết nối hoặc gọi vào phiên điều trần của quý vị. Thông tin này thường sẽ có trong thông báo điều trần của quý vị.
- Đảm bảo quý vị có một nơi yên tĩnh và sẽ không bị làm phiền. Thẩm phán có thể yêu cầu quý vị xác nhận không có ai lắng nghe hoặc giúp đỡ quý vị cho lời khai.
- Trước phiên điều trần, hãy chắc chắn rằng công nghệ của quý vị hoạt động tốt. Điều này có nghĩa là kiểm tra xem quý vị có điện thoại hoặc kết nối internet tốt không và thiết bị của quý vị (máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng) có hoạt động và được sạc đầy hay không.
Cuối cùng cũng đến lúc tham gia phiên điều trần của quý vị. Hít một hơi thật sâu. Quý vị sẽ làm được!
Dưới đây là một vài lời khuyên cho phiên điều trần của quý vị:
- Lắng nghe cẩn thận các câu hỏi của thẩm phán và dành thời gian trả lời. Không ngắt lời hoặc tranh cãi với thẩm phán.
- Quý vị có thể nói rằng quý vị không biết hoặc không thể nhớ điều gì đó. Quý vị nên trả lời không biết thay vì đoán câu trả lời.
- Trả lời rõ ràng và cụ thể nhất có thể.
- Sẵn sàng giải đáp thắc mắc từ cơ quan tiểu bang.
- Tôn trọng tất cả mọi người tại phiên điều trần, bao gồm cả thẩm phán, các chuyên gia, nhân viên cơ quan và nhân viên của thẩm phán.