Cómo prepararse para una audiencia administrativa en Oregón
Cuando no está de acuerdo con la decisión tomada por una agencia estatal de Oregón, usted tiene derecho a disputar ("apelar") la decisión solicitando una audiencia administrativa.
¿Qué es una agencia estatal? Las agencias estatales son departamentos del gobierno que se encargan de la ejecución de las leyes de Oregón. Oregón tiene muchas agencias estatales, incluidos el Departamento de Vehículos Motorizados (Department of Motor Vehicles, DMV), el Departamento de Seguridad Nacional (Department of Homeland Security, DHS), el Departamento de Pesca y Vida Silvestre, y muchos otros. Las agencias estatales hacen reglas, otorgan licencias y pueden tomar decisiones que le afecten a usted.
¿Qué es una audiencia administrativa?
Una audiencia administrativa es una reunión formal con un juez, un representante de la agencia, usted y otras personas clave en su caso. Una audiencia es su oportunidad para convencer a un juez de que la agencia estatal cometió un error. Al final de la audiencia, el juez puede revertir o cambiar la decisión de la agencia si cree que hubo un error.
En Oregón, estas audiencias a menudo se hacen por teléfono o video y son menos formales que un juicio tradicional en los tribunales.
¿Qué sucede durante una audiencia de administrativa?
En su audiencia, usted puede hacer lo siguiente:
- hablar con el juez (dar un “testimonio”),
- pedir a otras personas (“testigos”) que proporcionen información al juez,
- mostrar documentos y otras pruebas al juez,
- hacer preguntas a los testigos de la otra parte.
El representante de la agencia (y a veces otras personas clave en su caso) también tiene derecho a hacer todas estas cosas.
Después de la audiencia, el juez considerará todo lo que escuchó y lo que leyó en los documentos proporcionados. El juez puede revertir o cambiar parte de la decisión de la agencia estatal si cree que la agencia cometió un error.
¿Necesita un intérprete en su idioma o ayuda adicional debido a una discapacidad? Infórmeselo a la Oficina de Audiencias Administrativas. Deben proporcionarle un intérprete gratuito si no se siente cómodo realizando la audiencia en inglés. También tienen que proporcionar apoyo adicional o cambiar el formato de la audiencia como adaptaciones para su discapacidad.
¿Necesito un abogado?
No necesita que un abogado le represente en una audiencia administrativa. Muchas personas se preparan y asisten a estas audiencias por su cuenta. Estas audiencias son menos formales que los juicios ante un tribunal.
Si quiere la ayuda de un abogado, llame al Servicio de referencia de abogados (Lawyer Referral Service) de Oregón para que le refieran con un abogado en su área que pueda ayudarle con su caso. O, si no tiene mucho dinero, puede llamar a la Línea directa de beneficios públicos (Public Benefits Hotline) de Oregón para obtener ayuda concisa con su caso.
Si desea abordar su audiencia por su cuenta, siga leyendo estos consejos sobre cómo prepararse.
¿Cómo puedo ganar mi audiencia?
Puede ganar si demuestra que la agencia estatal cometió un error. Tal vez no entendieron bien los hechos o no siguieron la ley. Si usted demuestra alguna de estas cosas, el juez puede revertir o cambiar la decisión de la agencia.
¿Cómo me preparo para mi audiencia por mi cuenta?
Comience pidiéndole a la agencia estatal una copia de su expediente. Su expediente puede incluir notas, informes, evaluaciones, fotos y otros detalles sobre su caso. Según las leyes de registros públicos de Oregón, por lo general, usted tiene derecho a obtener copias de su expediente completo.
Después de obtener su expediente, revíselo cuidadosamente. La información en su expediente le ayudará a comprender las pruebas que la agencia estatal tiene en su contra. Estas son algunas cosas que debe revisar:
- ¿Faltan detalles importantes en su expediente?
- ¿Hay información incorrecta o desactualizada?
- ¿Hay información poco confiable en el expediente?
Consejo: Informe al juez en su audiencia si la agencia estatal no le da una copia de su expediente. El juez puede hacer que la agencia estatal le dé una copia. También puede reprogramar su audiencia para que usted tenga tiempo de revisar las pruebas en su expediente.
Por lo general, las cartas y notificaciones de la agencia estatal mencionarán las leyes y reglas que se aplican a su caso. Puede buscar estas leyes en Internet.
Luego, es el momento de recopilar sus propias pruebas (evidencia). Sus pruebas pueden incluir:
- fotos, videos o grabaciones,
- correos electrónicos u otras comunicaciones por escrito,
- registros médicos,
- documentos financieros,
- informes o evaluaciones escritas.
Presente testigos como un tipo de pruebas
Sus pruebas también pueden incluir la información de testigos. Un "testigo" es alguien que da un testimonio bajo juramento en una audiencia o un juicio oficial. Sus testigos pueden ser:
- profesionales, como trabajadores de caso, proveedores médicos, policías, científicos o ingenieros;
- familiares, amigos, vecinos, compañeros de trabajo u otros conocidos;
- personas que no conoce que fueron testigos de un evento importante en su caso.
Si alguien acepta ser un testigo, indíquele cuándo y dónde será la audiencia.
Qué hacer si un testigo no puede estar en la audiencia
Si un testigo no puede estar en su audiencia o no quiere presentar su testimonio, puede pedirle que escriba una carta. Su carta debe ser lo más detallada posible. Debe incluir las fechas y horas para cualquier evento que se mencione. La carta también debe incluir:
- nombre legal completo del testigo,
- dirección y número de teléfono del testigo,
- firma del testigo,
- la fecha en la que se escribió la carta.
Recuerde, cuando busque un testigo o recopile pruebas, enfóquese en dar la información faltante o corregir la información falsa en su expediente.
Debe enviar copias de sus pruebas a la Oficina de Audiencias Administrativas, a la agencia estatal y a otras personas clave involucradas en su caso unas semanas antes de su audiencia. Lea la notificación de su audiencia para averiguar:
- la fecha límite para entregar sus pruebas,
- cómo entregar sus pruebas,
- a quién debe enviar copias de sus pruebas.
Llame a la Oficina de Audiencias Administrativas de Oregón para obtener ayuda si su notificación no tiene esta información.
Consejo: La agencia estatal y otras partes en su caso también deben enviarle sus pruebas. Si no lo hacen, y alguien trata de usar pruebas que usted no ha visto antes, informe al juez. El juez puede reprogramar la audiencia y solicitar que esa persona le proporcione sus pruebas.
A veces, un representante de la agencia estatal intentará reunirse con usted (sin un juez) para intentar resolver su caso sin tener una audiencia. Esta reunión a menudo se llama "conferencia informal".
Durante la reunión, el representante puede revisar su expediente con usted y pedirle su versión de los hechos. El representante de la agencia puede cambiar la decisión de la agencia si considera que alguien cometió un error.
Usted no está obligado a llegar a ningún acuerdo durante esta reunión. Si no resuelve sus disputas, aún puede tener su audiencia y un juez tomará las decisiones por usted.
Piense en lo que quiere decirle al juez. Organice sus pensamientos y tome notas.
Practique su testimonio con un amigo después de planear lo que quiere decir. Un amigo puede ayudarle a entender si está explicando las cosas con claridad o si falta algo importante.
Prepare preguntas para los testigos
Si habrá testigos que darán su testimonio durante la audiencia, escriba las preguntas que desea hacerles. Sus preguntas deben ayudar al juez a entender quiénes son los testigos y cómo están involucrados en su caso. Sus preguntas se deben enfocar en lo que los testigos vieron o escucharon personalmente.
Sus preguntas también deben ser abiertas. Las buenas preguntas para los testigos a menudo comienzan con "quién", "qué", "por qué", "dónde" o "cómo".
Aquí hay algunos ejemplos de preguntas:
- ¿Cómo me conoce?
- ¿Dónde trabaja?
- ¿En dónde trabaja?
- ¿Cómo está involucrado en este caso?
- ¿Me vio el [fecha importante]?
- ¿Puede describir lo que ocurrió en esa fecha?
Dos a tres semanas antes de su audiencia (o antes, si es posible)
- Si necesita un intérprete, comuníquese con la Oficina de Audiencias Administrativas y solicite un intérprete. Deben proporcionarle un intérprete gratuito si no se siente cómodo realizando la audiencia en inglés.
- Si necesita ayuda adicional debido a una discapacidad, comuníquese con la Oficina de Audiencias Administrativas para explicar su situación y la ayuda o el apoyo adicional que necesita. Obtenga más información sobre cómo solicitar ayuda aquí.
La semana de su audiencia
- Termine de escribir sus notas o resumen.
- Termine de escribir las preguntas para los testigos (si las tiene).
- Comuníquese con sus testigos (si tiene alguno) para asegurarse de que sepan la fecha y el horario de la audiencia, y cómo asistir.
Consejos para las audiencias en persona
- Verifique si saben a dónde deben ir, cuánto tiempo les tomará llegar y dónde se pueden estacionar.
- Asegúrese de tener transporte para acudir a la audiencia.
- Planifique llegar antes para que no tenga prisa.
- Vístase para verse arreglado y cómodo, como si fuera a una entrevista de trabajo.
- Lleve una botella de agua, un refrigerio y sus medicamentos (si es necesario).
Consejos para audiencias por teléfono o video
- Asegúrese de saber cómo y cuándo conectarse o llamar para su audiencia. Por lo general, esta información estará en su notificación de la audiencia.
- Asegúrese de estar en un lugar silencioso donde no tendrá ninguna molestia. Es posible que el juez le solicite que confirme que nadie le esté escuchando ni ayudando con su testimonio.
- Antes de su audiencia, asegúrese de que su tecnología esté funcionando bien. Esto significa comprobar que tenga una buena señal de teléfono o conexión a Internet, y que su dispositivo (computadora, teléfono o tableta) funcione y esté completamente cargado.
Por fin es momento de presentarse para su audiencia. Respire profundo. ¡Usted puede!
Aquí hay algunos consejos para su audiencia:
- Escuche con cuidado las preguntas del juez y tómese su tiempo al responder. No interrumpa ni hable mientras habla el juez.
- Está bien decir que no sabe o que no puede recordar algo. Es mejor decir que no sabe que adivinar la respuesta.
- Cuando sepa la respuesta, sea tan claro y específico como pueda.
- Esté listo para responder preguntas de la agencia estatal.
- Sea respetuoso con todas las personas presentes en la audiencia, incluido el juez, los expertos, el personal de la agencia y el personal del juez.