Audiencias con Agencias

1.   INTRODUCCIÓN

Usted tiene derecho a solicitar una audiencia, por ejemplo, en los casos de denegación, reducción, modificación, cierre o suspensión de la prestación o de los servicios. También puede solicitar una audiencia en caso de que el departamento tarde más de lo razonable en tratar su solicitud.

2.   ¿CUÁNDO SOLICITO UNA AUDIENCIA?

Tiene derecho a una audiencia toda vez que considere que la persona que se encarga de su caso de bienestar social, discapacidad o SNAP (cupones para alimentos):

1.      Denegó o clausuróindebidamente sus prestaciones en efectivo, cobertura médica, cuidados infantiles o SNAP (cupones para alimentos); o

2.      Redujoindebidamente sus prestaciones o cobertura médica; o

3.      No otorgó el monto correcto del SNAP, TANF u otras prestaciones, o

4.      No tratósu solicitud de asistencia. Por ejemplo:

a.  TANF, o Plan de Salud de Oregón (OHP) dentro de los 45 días.

b.  una solicitud de prestaciones del SNAP o pagos de Servicios de Apoyo JOBS, dentro de los 30 días;

c.  prestaciones del SNAP de emergencia, dentro de los 7 días;

d.  o no trató su solicitud de Asistencia Provisional para Sobrevivientes de Violencia Doméstica (TA-DVS) al segundo día hábil luego de la presentación de la solicitud; o

5.      Afirma incorrectamente que usted cobró de más.

OAR 461-025-0310; 461-135-1235; OAR 461-115-0190; 461-115-0210

3.   ¿QUÉ ES UNA AUDIENCIA ADMINISTRATIVA?

 La audiencia es su oportunidad de presentar su postura sobre el caso frente a un tercero neutral encargado de tomar las decisiones denominado Juez Contencioso Administrativo (ALJ) del Departamento de Audiencias Administrativas (OAH). Es independiente de las oficinas del DHS. El ALJ lo escuchará, oirá a sus testigos y revisará la documentación presentada. El ALJ también considerará las pruebas presentadas por el departamento.

La audiencia será grabada y los testigos declaran bajo juramento, pero es mucho menos formal que un tribunal. La mayoría de las audiencias se celebran por teléfono. Así, puede participar de una audiencia desde su casa. En algunos casos, la audiencia puede celebrarse en persona, en una sala de su oficina local del DHS. El ALJ puede estar presente o encontrarse en Salem y participar por teleconferencia.

4.   ¿CÓMO SOLICITO UNA AUDIENCIA?

Puede solicitar una audiencia completando el Formulario 443 del DHS (Solicitud de Audiencia Administrativa), que podrá obtener en la recepción de la oficina del Departamento de Servicios Sociales (DHS) o en la Oficina de Servicios para Adultos Mayores y Discapacitados. Si no puede encontrar el formulario, pídaselo a la recepcionista. No es necesario que lo reciba de la persona que se encarga de su caso.

El formulario también está disponible en Internet. Entre a www.oregon.gov/DHS. Haga clic en “Encuentre un Formulario” en el lado izquierdo de la página web. Escriba el número “443” y haga clic en “Buscar”.

Luego de completar la solicitud de audiencia, entréguelo en la oficina local del DHS. Pida un recibo a la recepcionista al entregar el formulario en la oficina.

Puede representarse usted mismo en la audiencia.Si desea que un abogado lo represente, o si necesita asesoramiento jurídico, llame a la Línea Directa de Servicios Sociales de Asesoramiento Jurídico o al Centro Jurídico de Oregón, 1-800-520-5292.

OAR 461-025-0310(4)

5.   ¿QUÉ TAN PRONOTO SOLICITO UNA AUDIENCIA?

Debe solicitar una audiencia dentro de los 45 días luego de la fecha de la Notificación. Esto significa que el departamento debe recibir una solicitud de audiencia a través del Formulario 443 del DHS dentro de los 45 días. Para las prestaciones del SNAP, o en caso de ser descalificado para TANF JOBS, tiene 90 días para solicitar una audiencia, pero debería solicitarla lo antes posible.

OAR 461-025-0310

6.  ¿CÓMO CONTINÚO RECIBIENDO LAS PRESTACIONES HASTA QUE SE TOME UNA DECISIÓN EN LA AUDIENCIA?

Al recibir una notificación de la cancelación o reducción de sus prestaciones, solicite una audiencia dentro de los 10 días posteriores a la fecha de envío de la notificación o previamente a que la decisión de cancelación o reducción surta efectos (generalmente a fin del mes en que recibe las prestaciones). No olvide guardar el sobre de la notificación como prueba de la fecha de envío. En la mayoría de los casos, tiene derecho a continuar recibiendo la misma cantidad de asistencia o prestaciones del SNAP hasta ser notificado de la decisión de la audiencia por escrito.

No podrá seguir recibiendo las prestaciones mientras espera por la celebración de la audiencia si la notificación de cancelación de las prestaciones llegó cuando volvió a solicitar las prestaciones.

NOTA:  Si pierde la audiencia, las prestaciones que recibió durante ese momento se considerarán pagos en exceso que deberá devolver.

OAR 461-025-0311

7.  ¿QUÉ TAN PRONTO SE FIJARÁ LA AUDIENCIA?

Generalmente, la audiencia se fijará algunas semanas o algunos meses después de la solicitud.  En caso de que solicite una audiencia sobre:

• Prestaciones urgentes del SNAP
• Asistencia Provisional para Sobrevivientes de Violencia Doméstica (TA-DVS)
• Denegación de la continuidad de las prestaciones mientras la audiencia se encuentra pendiente
• Denegación del pago de JOBS,

tiene derecho a una audiencia rápida denominada “audiencia urgente”. La “audiencia urgente” debe fijarse dentro de los 5 días hábiles posteriores a la fecha de entrega de la solicitud de audiencia.

El Juez Contencioso Administrativo (ALJ) debe tomar una decisión dentro de los 3 días hábiles posteriores a la audiencia sobre Asistencia Provisional para Sobrevivientes de Violencia Doméstica (TA-DVS), continuación de prestaciones mientras la audiencia se encuentra pendiente, y audiencias de pago de JOBS.

El Juez Contencioso Administrativo (ALJ) deberá tomar una decisión dentro de los 9 días hábiles sobre las prestaciones del SNAP.

“Días hábiles” son los días en los que el DHS está abierto.

OAR 461-025-0315

También podrá solicitar una audiencia urgente si tiene un problema de salud o dental que no puede esperar.

OAR 410-141-0265

8.   ¿QUÉ ES LA CONFERENCIA PREVIA A LA AUDIENCIA?

La conferencia previa a la audiencia es una reunión informal con un representante del DHS. Es una oportunidad para que usted y el DHS traten de resolver el caso. El representante del DHS fijará la fecha. El Juez Contencioso Administrativo (ALJ- la persona que presidirá la audiencia y tomará la decisión), no asiste a la conferencia informal. La conferencia informal es una buena oportunidad para intercambiar información, simplificar los asuntos e identificar la documentación relevante que el ALJ debería tomar en cuenta. Muchas veces, los casos se resuelven en la conferencia informal.

Cuando asista a una conferencia informal, recuerde que todo lo que diga puede ser usado en su contra en la audiencia. Se recomienda obtener asesoramiento jurídico antes de asistir a la conferencia informal. Llame a la Línea Directa de Servicios Públicos de Asesoramiento Jurídico y el Centro Jurídico de Oregón, al 1-800-520-5292.

A veces, se puede resolver el problema simplemente solicitando una audiencia. Esto hace que la persona que se encarga de su caso le preste más atención a su caso ya que el departamento debe prepararse para justificar sus actos frente al ALJ. Ejerza su derecho a una audiencia. Si su problema se soluciona, el DHS puede cancelar la audiencia.

9.    ¿QUE SUCEDE SI NECESITO POSPONER MI AUDIENCIA?

• El ALJ podrá conceder una prórroga si, por razones que se encuentran fuera de su control, usted o su representante no pueden asistir.
• El ALJ también podrá otorgar una prórroga si así lo acuerdan usted y el DHS.

Para solicitar una prórroga, deberá presentar un recurso antes de la fecha de la audiencia con copia a quien representará al DHS en la audiencia. También podrá llamar a la OAH y solicitar que se posponga la audiencia.

Envíe el recurso original a la Oficina de Audiencias Administrativas. El domicilio es el siguiente:

Oficina de Audiencias Administrativas

PO Box 14020

Salem, OR  97309

El número telefónico de la Oficina de Audiencias Administrativas es (503) 947-1515.

El número de FAX es (503) 947-1503.

NOTA:  Las audiencias fijadas no se pospondrán a menos que el ALJ conceda la solicitud.

OAR 137-003-0525;OAR 137-003-0630

10.   ¿CÓMO PUEDO REPRESENTARME A MÍ MISMO?

Aunque tener un representante en la audiencia suele ser de gran ayuda, usted puede concurrir sin representación. Aquí encontrará algunos consejos útiles en caso de que se presente sin representación:

1.      Antes de la audiencia

a.  El representante del DHS le enviará un “paquete previo a la audiencia” que contendrá documentación y normas que seguirá el DHS, así como también un resumen de los argumentos que esgrimirá el DHS en la audiencia. Si no recibe este paquete antes de la audiencia, comuníquese con el representante del DHS y solicite una copia. Si sigue sin recibirlo, recuerde notificar al ALJ de que no lo recibió. Lea cuidadosamente la notificación de audiencia y el paquete previo.

b.  Haga una lista de lo que desea comunicar al ALJ sobre el caso.

c.  Decida si necesitatestigos o documentación para ayudarlo a probar todo lo que esté en desacuerdo con lo argumentado por la persona que se encarga de su caso. Si necesita testigos, haga que declaren por teléfono en la audiencia. Siempre es mejor que el testigo declare por teléfono. Si el testigo no puede declarar, pídale que escriba lo que habría dicho con sus propias palabras y que firme su declaración. También puede hacer que firmen frente a un notario público, pero no es necesario. Recuerde que si la audiencia se celebra por teléfono, su testigo debe estar con usted o llamar al número de teléfono que aparece en la Notificación de Audiencia.

d.   Si el DHS u otra persona posee documentación que usted necesita para la audiencia, puede solicitar por escrito que se entregue dicha documentación. Si se niegan, puede solicitar al ALJ por escrito que dicte una orden para que se le entregue la documentación. El ALJ puede intimarlos a que entreguen la documentación.

e.  Envíe la documentación que desea presentar al ALJ y al representante del DHS antes de la audiencia. Esto es particularmente importante si la audiencia se celebra por teléfono.

f.   La mayoría de las audiencias se celebran por teléfono, pero puede solicitar una audiencia presencial si la necesita debido a una discapacidad que le dificulte utilizar el teléfono. En tal caso, deberá informarlo en la solicitud al ALJ.

2.      Audiencia

a.  La Notificación de Audiencia incluirá un número telefónico para llamar al momento de la celebración de la audiencia. Asegúrese de leer las instrucciones cuidadosamente.

b.  Al inicio, el ALJ le explicará el proceso de la audiencia y sus derechos.

c.  Luego, el representante del DHS le explicará los motivos de su decisión. El representante del DHS puede presentar testigos en la audiencia.

d.  Al finalizar, usted puede efectuar todas las preguntas que considere importantes.  Tome nota de todo lo que dicen los demás testigos, ya que cuando terminen de hablar, será su turno de interrogarlos.

e.  Luego de que el representante del DHS concluye y usted realizó las preguntas pertinentes, será su turno de explicar su postura y presentar a sus testigos.

f.   En la mayoría de los casos, salvo en los casos de Violación Intencional del Programa, usted tiene la carga de la prueba. Esto significa que debe demostrar al ALJ que está en condiciones de recibir las prestaciones o que su postura es la correcta.

g.  Mantenga la calma para poder explicar su postura claramente al ALJ.

h.  Puede solicitar al ALJ que lo ayude a destacar hechos e información. Esto incluye ayuda para obtener pruebas médicas (documentación) si no puede obtenerla por usted mismo o si intentó obtener documentación importante y no lo logró. Es aconsejable pedir ayuda al ALJ con tiempo antes de la audiencia, para así poder contar con la información que necesita al momento de la audiencia.

i.   Si hay algo que no comprende, pídale al ALJ que se lo explique.

j.   Presente los hechos y la información sobre su caso mediante (a) la declaración de sus testigos, (b) la entrega de documentación escrita al ALJ y al representante local antes de la audiencia y (c) haciendo preguntas a los testigos de la otra parte. Usted puede declarar, pero también es importante que cuente con testigos y documentación que fundamenten su caso, en lo posible.

k.  Repase la lista que preparó antes de la audiencia para asegurarse de no olvidar nada. Tómese su tiempo. Es su audiencia.

l.   Recuerde que la decisión se basará exclusivamente en las pruebas presentadas en la audiencia, es por esto que debe asegurarse de presentar toda la información relevante al ALJ. Si no pudo reunir toda la información a tiempo para la audiencia, pregúntele al ALJ si puede enviársela dentro las dos semanas siguientes. Asegúrese de enviar lo que prometió. Esto se denomina “dejar abierto el registro”.

m.  La decisión no se tomará al final de la audiencia.

Para obtener más información sobre audiencias del DHS, entre a: http://www.oregon.gov/oah/Pages/DHS_Brochures.aspx

3.      Después de la audiencia

a.   El ALJ tomará una decisión y dictará una orden sobre la base de los testimonios y las pruebas presentadas durante la audiencia.

b.   Se le enviará copia de la orden por correo.

c.   La orden determinará si el departamento actuó correctamente en la aplicación de las normas y reglamentos.

d.   Si le da la razón a usted, el ALJ le ordenará al DHS el pago de las prestaciones incorrectamente denegadas o que realice otra acción destinada a corregir el error. El DHS deberá ejecutar la orden en forma inmediata.

e.   La celeridad en el dictado de la orden dependerá de las prestaciones involucradas. Para TANF y otras prestaciones, excepto SNAP, deberá notificarse dentro de los 90 días desde la fecha de la solicitud de audiencia.

f.    Para las prestaciones del SNAP (que no sean audiencias por Violación Intencional del Programa), deberá notificarse dentro de los 60 días posteriores a la solicitud de audiencia.

g.   Para las audiencias urgentes, incluso en los casos de Asistencia Provisional para Sobrevivientes de Violencia Doméstica (TA-DVS), deberá dictarse una orden definitiva dentro de los 3 días hábiles.

h.   En el caso de prestaciones del SNAP, deberá dictarse una orden definitiva a más tardar el noveno día hábil posterior a la solicitud de audiencia.

i.    Estos límites temporales podrán extenderse si usted lo acepta o si solicita una prórroga para reunir más pruebas.

OAR 461-025-0371; OAR 461-025-0315; OAR 461-025-0375

4.      Apelaciones

a.   En caso de que el ALJ decida en su contra y usted no está de acuerdo, podrá solicitar una “Reconsideración” o “Revisión” de la decisión.

b.   Deberá presentar este recurso por escrito dentro de los 60 días desde la fecha de la decisión final.

c.   El recurso de reconsideración o revisión se presenta mediante una carta escrita al departamento en la que se explique por qué la decisión es incorrecta. En algunos casos, la petición de Reconsideración/Revisión debe enviarse al ALJ. La decisión final le explicará el procedimiento. Junto con el recurso de reconsideración o revisión, puede enviar pruebas escritas adicionales.   OAR 137-003-0675

d.   En vez de solicitar una reconsideración, puede apelar la decisión final. Esto se realiza en el Tribunal de Apelaciones de Oregón. Se recomienda contar con la representación de un abogado. La documentación de apelación debe presentarse dentro de los 60 días desde la fecha de la decisión final.

Para solicitar mayor información, llame a la Línea Directa de Servicios Públicos (1-800-520-5292) o a la oficina local de Asistencia Jurídica para recibir asesoramiento o eventual representación. Entre a www.oregonlawhelp.org para consultar los programas de asistencia jurídica.

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